ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ zajmuje się właściwą organizacją archiwów zakładowych i zakładowych składnic akt. Zdobyte doświadczenie pozwala nam na zaproponowanie każdemu podmiotowi gospodarczemu, jednostce organizacyjnej administracji państwowej oraz innym jednostkom optymalnego i efektywnego systemu archiwizacji dokumentów, dostosowanego do indywidualnych potrzeb, możliwości oraz regulacji prawnych obowiązujących w Polsce.

Tworzymy od podstaw lub poprawiamy funkcjonalność już istniejących archiwów. Niezależnie od zadania niezmiennie naszym celem jest poprawa funkcjonalności, podniesienie bezpieczeństwa dokumentów oraz szybki i łatwy do nich dostęp.

 

 

ZAKRES USŁUG

- archiwizacja dokumentów

- brakowanie akt

- opracowywanie normatywów kancelaryjnych

- szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją

- obsługa archiwum

- digitalizacja

 

KONTAKT

adAKTA
ul. Poranna 2
62-051 Wiry k. Poznania
tel. 606 494 070
e-mail: biuro@adakta.eu

 

SZCZEGÓŁOWY OPIS USŁUG

 

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI jest warunkiem efektywnego zarządzania instytucją.

Podstawowym warunkiem ładu dokumentacyjnego w jednostce organizacyjnej jest ustalenie systemu obiegu dokumentów oraz systemu przechowywania i archiwowania dokumentacji. Instrukcje wewnętrzne ustalające ład dokumentacyjny (instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna) tworzy się na podstawie obowiązujących przepisów prawa, wymagań otoczenia instytucjonalnego oraz potrzeb biznesowych. Ład dokumentacyjny określają przede wszystkim: ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia wykonawcze do ustawy, przepisy podatkowe, przepisy o rachunkowości, przepisy o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, o rentach i emeryturach, przepisy prawa pracy oraz inne przepisy. Przepisy prawa archiwalnego dotyczą całej dokumentacji jednostki organizacyjnej, bez rozróżniania jej na dokumentacją jawną i dokumentację niejawną. Oznacza to, że zasady wydzielania, oceny i brakowania dokumentacji niejawnej są takie same, jak dla dokumentacji jawnej. Różnica polega jedynie na zasadach ochrony przed nieuprawnionym jej ujawnieniem.

Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentację dzieli się na dokumentację archiwalną i dokumentację niearchiwalną. Dokumentację archiwalną przechowuje się wieczyście i oznacza się symbolem „A”. Zgodnie z przepisami ustawy, dokumentację archiwalną stanowią wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideo oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej Państwa Polskiego, jego organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i współcześnie.

Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową, praktyczną wartość dla jej wytwórcy i podlega brakowaniu po upływie obowiązujących okresów przechowywania. Dokumentację tą oznacza się symbolem „B” według kategorii archiwalnej dokumentacji uzupełnionym cyfrą arabską lub literą i cyfrą arabską, cyfra określa okres jej przechowywania. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, od 1 stycznia roku następnego, w którym została zakończona teczka akt spraw. Podział rodzajowy dokumentacji dotyczący poszczególnych spraw określa rzeczowy wykaz akt, który każda jednostka organizacyjna powinna opracować. Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem akt na kategorie w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych sprawują archiwa państwowe, w pozostałych jednostkach odpowiedzialność spoczywa na jej kierownikach.

Czas przechowywania akt jest zróżnicowany, np. akta osobowe i płacowe oraz dokumentację składek ubezpieczeniowych do celów emerytalnych i rentowych przechowuje się przez 50 lat (kategoria B50), dowody księgowe przez 5 lat (kategoria B5) według ustawy o rachunkowości, kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych i dokumentów korygujących składanych do ZUS przez 10 lat (kategoria B10) według ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej nieokreślony w przepisach prawnych ustala się na podstawie własnej oceny przydatności praktycznej, biorąc pod uwagę potrzeby teraźniejsze i przyszłe jednostki organizacyjnej.

 

 

BRAKOWANIE AKT to nic innego, jak wydzielenie akt, których okres przechowywania już minął. Kierownik jednostki powinien dokonywać co roku przeglądu i wydzielenia materiałów archiwalnych. Współcześnie kwestie związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

W świetle powyższego rozporządzenia dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania podanego w wykazie akt, zaś samo brakowanie polega na ocenie jej przydatności do pracy bieżącej, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę. Brakowanie można przeprowadzać jedynie w przypadku uzyskania zezwolenia dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego wydawanego na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej. Jeżeli zaś ze względu na zasięg terytorialny wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przekracza kompetencje dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego, zezwolenie takie może wydać jedynie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Może ono być jednorazowe, lub generalne w odniesieniu do całości dokumentacji lub jej części. Zezwolenie wydane może zostać tylko wówczas, gdy materiały archiwalne przechowywane w archiwum zakładowym danej jednostki organizacyjnej są odpowiednio uporządkowane. Tryb składania wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej określa zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej. W celu przeprowadzenia brakowania w archiwum zakładowym należy powołać komisję, w skład której wchodzi wyznaczony przez kierownika danej jednostki organizacyjnej przewodniczący, przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta będą brakowane oraz archiwista zakładowy. Komisja brakowania akt może w uzasadnionych przypadkach zmienić kwalifikację akt z kat. B podlegającej brakowaniu na kat. A przekazywaną następnie do archiwum państwowego, bądź też przedłużyć lub skrócić okres przechowywania akt kat. B.

Podstawową pomocą kancelaryjną przy brakowaniu dokumentacji jest wykaz akt, określający jej kategorię archiwalną oraz terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej. Natomiast, w przypadku gdy dana jednostka organizacyjna nie posiada wykazu akt, należy skorzystać z wykazu akt jednostki tej samej lub podobnej branży. Brakowanie dotyczy jedynie akt uporządkowanych, akt nie uporządkowanych nie należy brakować aż do czasu ich uporządkowania, z wyjątkiem akt manipulacyjnych i finansowo-administracyjnych o krótkim okresie przechowywania. Brakowanie akt w archiwum zakładowym obejmuje przejrzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz samych akt w celu wybrakowania tych, których termin przechowywania minął, wydzielenie z akt poszczególnych komórek organizacyjnych materiałów przewidzianych do wybrakowania, protokolarne uzyskanie opinii zakładowej komisji brakowania akt, sporządzenie wniosku o wybrakowanie akt oraz spisu akt wybrakowanych, wysłanie ich do archiwum państwowego celem uzyskania zezwolenia na wybrakowanie i przekazanie wybrakowanych akt na przemiał po ewentualnej ekspertyzie archiwum państwowego. W czasie brakowania sporządzany jest protokół, który podpisują członkowie komisji oraz kierownik danej jednostki organizacyjnej lub wyznaczony przez niego pracownik. Następnie, przeznaczone na makulaturę akta ujmuje się w sporządzonym w trzech egzemplarzach spisie akt wybrakowanych, który podpisują członkowie komisji. Spisy akt wybrakowanych wraz z protokołem brakowania należy wysłać do właściwego terytorialnie archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na zniszczenie akt.

W przypadku gdy akta danej jednostki organizacyjnej mają szczególne znaczenie dla badań naukowych, a stwierdzono niewłaściwe ich brakowanie, archiwum państwowe może przed wydaniem zezwolenia w celu przeprowadzenia ekspertyzy wysłać do danego zakładu pracy swojego przedstawiciela, który ma prawo domagać się zmian w kwalifikacji archiwalnej akt oraz sporządzenia nowego spisu, w przypadku gdy nadesłany do archiwum jest nieodpowiedni. Dana jednostka organizacyjna może się jednak w takich przypadkach odwołać do władz zwierzchnich danego archiwum państwowego.

Czynność brakowania akt jest szczególnie ważna, gdyż w dużej mierze decyduje o jakości narastającego zasobu. W związku z tym powinni przeprowadzać ją wykwalifikowani pracownicy posiadający znajomość specyfiki brakowanej dokumentacji pod okiem fachowego archiwisty i w porozumieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.

 

 

NORMATYWY KANCELARYJNO-ARCHIWALNE

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować:

·      instrukcję kancelaryjną,

·      jednolity rzeczowy wykaz akt,

·      instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt)

- zwane „przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.

Pojęcie państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) przedstawia się następująco:

·      państwowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność Skarbu Państwa w 100%, państwowa osoba prawna;

·      samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność jednostek samorządu terytorialnego w 100%, samorządowa osoba prawna;

·      państwowo-samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca po części własność państwową, a po części samorządu terytorialnego.

 

Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w ww. organach i jednostkach musi być prowadzona w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, co w połączeniu z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) oznacza, że w każdym wyżej wymienionym podmiocie, obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy.

Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

Każdy inny podmiot niż wyżej wymienione musi posiadać komplet własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Instrukcja kancelaryjna powinna określać szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz regulować postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1.  Niezależnie od techniki wytwarzania dokumentacji, jej postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

2.  Począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

 

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) powinna regulować postępowanie w archiwum zakładowym (składnicy akt) z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, a także powinna regulować organizację archiwum zakładowego (składnicy akt).

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Powinien obejmować wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień.

Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, opiera się na następujących podstawach:

1.  Jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe.

2.  Ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień.

3.  Systemie klasyfikacji dziesiętnej.

4.  Ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

 

Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

Ujęcie w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot skutkuje koniecznością stałego monitoringu wykazu akt pod kątem pojawiania się nowych zadań w podmiocie, tak by grupy rzeczowe wprowadzane były do wykazu akt zanim pojawi się dokumentacja związana z realizacją danego zadania.

Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy dokonywany jest analogicznie. Dokonywanie dalszego podziału klas uwarunkowane jest dążeniem do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób:

1.  Dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”.

2.  Dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”.

3.  Dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”.

4.  Dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

 

Niektóre klasy różnych rzędów pozostawia się wolne na wypadek rozbudowy wykazu akt o nowe zagadnienia w działalności podmiotu.

Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1.  Symbol klasyfikacyjny.

2.  Hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia.

3.  W razie potrzeby – uszczegółowienie hasła poprzez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, wskazanie nietypowych metod liczenia okresów przechowywania, czy określenie kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

4.  W przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna.

 

 

SZKOLENIA

Celem szkolenia jest zdobycie przez uczestników podstawowej wiedzy teoretycznej oraz praktycznej metodyki archiwalnej, ze szczególnym uwzględnieniem organizacji i metod pracy w archiwum zakładowym i składnicy akt.

 

Zakres szkolenia

1.  Zasady funkcjonowania sieci archiwów państwowych.

2.  Procesy aktotwórcze w jednostce organizacyjnej. Rola rzeczowego wykazu akt.

3.  Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych w archiwum wyodrębnionym.

4.  Zasady rejestrowania, kompletowania i niszczenia materiałów niejawnych.

5.  Możliwości zastosowania informatyki dla potrzeb archiwalnego systemu informacyjnego.

6.  Metody opracowywania i przechowywania zbiorów ikonograficznych i kartograficznych.

7.  Przepisy prawa archiwalnego.

8.  Rola i zadania archiwum wyodrębnionego.

9.  Zasady naukowego opracowywania materiałów archiwalnych – metodyka pracy archiwisty.

10.    Prowadzenie ewidencji w archiwum.

11.    Pomoce archiwalne.

12.    Procedury udostępniania materiałów archiwalnych.

13.    Zasady gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych.

14.    Prowadzenie ekspertyz kwalifikacji i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej.

15.    Sprawowanie nadzoru archiwalnego nad procesami aktotwórczymi w jednostce organizacyjnej.

16.    Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej.

 

 

PODSTAWA PRAWNA

1.  Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym

2.  Ustawa o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

3.  Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji

4.  Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

5.  Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

6.  Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

7.  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

8.  Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

9.  Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

10.    Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

11.    Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców